A operação inteira da distribuidora num sistema só.

Cliente, catálogo, preço, venda, crédito, cobrança e recebimento conectados — com cada distribuidora num ambiente próprio e regras próprias.

Este material descreve o Viiahub como ele é projetado para ficar ao final do desenvolvimento. Nem tudo o que está aqui já está construído.

Como funciona

Os fluxos da operação

Abrir a operação

governança da plataforma

Criar organização
Vincular plano
Habilitar módulos
Criar usuário
Primeiro acesso
Equipe operando

Venda à vista

o caminho curto, sem crédito nem cobrança

Cadastrar cliente
Produto com preço
Venda com condição de pagamento
PDF comercial da venda

Venda a prazo

o caminho completo

Cliente
Produto com preço
Venda
Análise de crédito
Aprovação
Contrato
Parcelas
Boleto
Baixa do pagamento
Carteira atualizada

Abastecimento

o que entra antes de sair

Fornecedor
Compra
Recebimento
Entrada no estoque
Histórico de custo
Preço de venda

Operação em campo

quem vende fora do escritório

Transferência de estoque para o vendedor
Início do percurso
Visita ao cliente
Venda em campo
Saída do estoque em custódia
Devolução do que não vendeu

Cobrança e inadimplência

quando o pagamento não vem

Parcela vencida
Registro de atraso
Notificação de vencimento
Renegociação
Negativação

A negativação só ocorre sob política definida pela distribuidora.

Cada etapa é um módulo, e cada uma funciona sozinha. Dá para entrar só pela venda à vista e ativar crédito, cobrança, estoque ou operação de campo quando fizer sentido — sem trocar de sistema e sem migrar dado.

O problema

Processos críticos que não conversam entre si

Distribuidoras costumam operar entre sistemas separados, planilhas e controles paralelos. O sintoma é quase sempre o mesmo:

Cliente sem histórico consolidado — quem vendeu, quanto deve, o que já comprou.
Venda que não conversa com cobrança nem com recebimento.
Regra de crédito na cabeça de quem aprova, não no sistema.
Preço, custo e estoque sem coerência entre si.
Permissão de acesso confundida com cargo — “é gerente, então vê tudo”.
Não se sabe quem alterou o quê, nem quando.
Dificuldade de operar mais de uma organização com governança central.

O que diferencia

Acesso, cargo e papel comercial são três coisas diferentes

A maioria dos sistemas amarra o que a pessoa pode fazer ao cargo dela. Quando a estrutura da empresa muda, o sistema não acompanha. Aqui os três conceitos são separados desde a base:

Conceito	Responde a
Perfil de acesso	O que a pessoa pode fazer no sistema.
Função organizacional	Qual a posição dela na estrutura interna e a quem responde.
Papel comercial	Como ela atua comercialmente — território, carteira, comissão.

Duas pessoas com o mesmo acesso podem ter regras comerciais completamente diferentes. E a distribuidora define suas próprias funções e níveis hierárquicos — o produto não impõe uma lista fixa de cargos. Uma mesma pessoa pode operar mais de uma organização, trocando de contexto sem que os dados se misturem.

Consistência

O mesmo padrão em todas as telas

Quem aprende uma tela sabe usar as outras. O treinamento da equipe não recomeça a cada módulo novo.

Lista com busca e filtro, para achar o registro sem rolar página.
Cadastrar, alterar, desativar e excluir quando a regra permitir.
Só as ações que aquela pessoa tem permissão de fazer.
Histórico de quem alterou o quê, nas operações que exigem prestação de contas.
Aviso claro quando algo dá errado, em vez de tela em branco.

O produto completo — 20 módulos

Os módulos

Cada organização habilita os blocos que usa. Quem não trabalha com venda a prazo não carrega crédito e cobrança — e habilita quando passar a trabalhar.

Operação comercial

Clientes

Cadastro e segmentação do cliente da distribuidora.

Criar e editar cliente, com histórico quando aplicável.
Classificar por tipo — salão, representante, cliente final, o que a distribuidora definir.
Vincular o cliente à carteira comercial, tornando a responsabilidade rastreável.

Catálogo e preço

Produto, custo e preço comercial.

Criar e editar produto, preservando a integridade do catálogo.
Categoria e marca, deixando o catálogo filtrável.
Preço base de venda e preço por tipo de cliente.
Tabela de preço, para regra estruturada por segmento ou condição.
Histórico de custo, consultável junto do custo atual.
Kit e produto composto, sem confundir custo com preço.

Vendas

A operação comercial em si.

Venda simplificada, com itens e valor.
Venda completa, com condições comerciais mais ricas.
Condição de pagamento, que afeta cobrança e crédito.
Encaminhamento da venda a prazo para análise de crédito.

Comercial

Território, carteira, hierarquia comercial e comissão.

Território, delimitando áreas de atuação.
Papel comercial, separado do perfil de acesso.
Atribuição de cliente à carteira.
Hierarquia de representante e vendedor, coerente com o território.
Plano de comissão e cálculo da comissão da venda.

Crédito e financeiro

Política de crédito

Avalia a venda a prazo — não opera empréstimo isolado.

Política própria por organização: score, renda mensal, limite e entrada.
Cálculo da condição financeira da venda a prazo.
Análise do cliente, retornando risco e critérios usados.
Aprovação da venda, que só segue se a regra permitir.
Aproveitamento do histórico de compras, pagamentos, boletos e atraso.

Cobrança

A carteira financeira da venda.

Contrato da venda a prazo, vinculado à venda.
Geração de parcelas com valor e vencimento.
Emissão de boleto.
Consulta da carteira: contratos, parcelas, atraso e baixa.
Registro de atraso e inadimplência no histórico do cliente.
Renegociação, preservando o vínculo com a cobrança anterior.
Elegibilidade e histórico de negativação, sob política definida.

Recebimento

O registro do dinheiro que entra.

Baixa manual de pagamento, com registro de quem deu baixa.
Atualização do status financeiro.
Histórico de pagamentos por cliente e por carteira.
Recebimento de aviso bancário automático.
Conciliação automática do pagamento com a cobrança.

Documentos

Formalização em papel e arquivo.

PDF comercial da venda.
Contrato da venda a prazo em PDF.
Exportações gerenciais em PDF e Excel.

Abastecimento

Estoque

Saldo, movimentação e custódia operacional.

Consulta de estoque atual por produto.
Estoque mínimo, com identificação do que está abaixo.
Entrada por compra ou ajuste; saída por venda.
Transferência de estoque para vendedor ou representante — o saldo sai do central e entra em custódia rastreável.
Consulta por responsável: central, vendedor, representante.
Devolução e retorno, recompondo o saldo com registro do movimento.
Ajuste e inventário, com divergência justificada.

Compras

Abastecimento e recebimento de mercadoria.

Cadastro de fornecedor.
Registro da compra, com itens e valor.
Recebimento, que altera estoque e custo.
Entrada no estoque.
Importação de entrada por planilha ou nota.

Fiscal

Apoio às obrigações fiscais, quando aplicável.

Preparação dos dados fiscais da venda.
Preparação dos dados fiscais da entrada de mercadoria.
Integração com provedor fiscal, após definição de escopo e provedor.

Pessoas e campo

Usuários, grupos e hierarquia

Quem acessa o quê, sem persona fixa.

Usuários e vínculos organizacionais.
Grupos de acesso — agrupadores dinâmicos de permissão.
Cargos e hierarquia definidos pela própria organização.

Pessoas

A estrutura interna da distribuidora.

Cadastro da pessoa vinculada à organização.
Função organizacional, criada pela própria distribuidora.
Superior imediato, formando a cadeia de responsabilidade.
Relação entre a pessoa e seu acesso ao sistema.

Jornada de campo

Para quem opera fora do escritório.

Início de percurso com contexto válido.
Quilometragem inicial e final.
Visita a cliente, com finalidade registrada.
Classificação da visita — venda, prospecção ou outro — consultável em relatório.

Leitura e comunicação

Relatórios e painéis

A leitura gerencial da operação.

Painel consolidado por contexto, respeitando organização e permissão.
Carteira e inadimplência.
Leitura por território e por carteira, para acompanhar time.
Exportação em Excel e PDF por permissão.

Notificações

Comunicação transacional, parte do produto.

Primeiro acesso e recuperação de senha.
Aviso de boleto e de vencimento.
Canais de e-mail e WhatsApp, controlados por política da organização.
Histórico de envios, rastreável.

Autoatendimento e capacitação

Portal do cliente

Autoatendimento para o cliente da distribuidora.

Acesso liberado por organização e plano — só existe quando habilitado.
Histórico de compras e pedidos.
Boletos e posição financeira.
Cursos e avaliações, quando habilitados.

Cursos e avaliações

Capacitação da equipe e do cliente.

Criação de curso, com módulos e aulas.
Matrícula do público-alvo — equipe interna ou cliente.
Registro de progresso do aluno.
Certificado emitido só ao cumprir os critérios de aprovação.
Questionários e provas vinculadas a curso.
Coleta de NPS e pesquisas, com resultado consolidado.

Sua conta e seu acesso

Sua conta e seus módulos

O que você contrata e o que fica ativo.

Os módulos habilitados para a sua distribuidora, que definem o que aparece no menu.
O plano contratado e sua vigência.
Ativação e desativação sem perder histórico — nada é apagado quando um acesso é suspenso.
Ampliação de módulos quando a operação crescer, sem trocar de sistema.

Acesso e senha

Como cada pessoa entra e o que ela encontra.

Convite de primeiro acesso, com a própria pessoa definindo a senha.
Recuperação de senha sem depender de alguém do suporte.
Quem atua em mais de uma distribuidora troca entre elas sem misturar dados.
Cada pessoa vê e faz apenas o que seu acesso permite — inclusive quem tenta pela URL.

A tela do dia a dia

Onde a equipe trabalha.

Menu limpo: cada pessoa vê só os módulos que usa.
A identidade visual da sua distribuidora — logo e cores.
Idioma definido por você.
Modo claro e escuro, à escolha de quem usa.

Capacidades transversais

Não são módulos — atravessam o produto inteiro

Capacidade	O que entrega
Personalização	Logo, cores, idioma e as políticas da sua distribuidora.
Integrações	Banco, fiscal e sistemas de terceiros, conforme a necessidade da operação.
Operação e continuidade	O sistema é monitorado, falha gera alerta e há cópia de segurança dos dados.

Limites

Ditos de frente

O Viiahub não é um ERP genérico. É um produto focado na operação de distribuição — comercial, crédito, cobrança e abastecimento. Não substitui contabilidade nem folha de pagamento.

Dois escopos dependem de definição antes de compromisso: integração fiscal e conciliação bancária automática. A cobrança gera boleto e registra a baixa manual desde o início; a confirmação automática pelo banco exige configuração bancária por organização. A emissão de documento fiscal exige provedor definido e não é assumida como automática.

Nenhuma obrigação jurídica é executada sem política configurada — negativação e renegociação, por exemplo, dependem de política definida pela distribuidora.